İşverenler çalıştırdıkları sigortaların, gün ve kazançlarını aylık prim hizmet belgesi ile SGK ya bildirmektedirler. Aylık prim ve hizmet belgesi, her işyeri için ve sigortalıların tabi oldukları sigorta kolları ve farklı prim oranları dikkate alınarak ayrı ayrı düzenlenmektedir. Aylık prim hizmet belgelerinin SGK’ya verilme süreleri ve verilme usulleri yasa,(1) yönetmelik(2) ve tebliğ(3) ile açıklanmıştır.
Uygulamada değişik nedenlerle aylık prim hizmet belgelerinin yasal süre dışında SGK ya verildiği, verilmek zorunda kalındığı görülmektedir. Yazımızda aylık prim hizmet belgelerinin yasal verilme süresi ile süresi dışında verilenlerden hangilerine idari para cezası uygulanacağı, hangilerine uygulanmayacağı, hangi durumlarda inceleme yapılmadan işleme alınacağı ve hangi durumlarda inceleme (denetim) yapılması gerektiği hususlarını inceleyeceğiz.
AYLIK PRİM HİZMET BELGELERİNİN YASAL VERİLME SÜRESİ
Aylık Prim Hizmet belgesinin yasal verilme süresi 4/a sigortalıları yönünden;
Özel nitelikteki işyeri işverenleri,
Asıl, ek veya iptal nitelikteki aylık prim ve hizmet belgelerini, en geç belgenin ait olduğu ayı takip eden ayın 23 üne kadar, ayın 23 ünün resmi tatile rastlaması halinde takip eden ilk iş gününe kadar, Haziran ayına ait belgeleri, temmuz ayında mali tatil bulunması dolayısıyla temmuz ayının 27. gününe kadar,
Resmi nitelikteki işyeri işverenleri,
Asıl, ek veya iptal nitelikteki aylık prim ve hizmet belgelerini, en geç belgenin ait olduğu dönemi takip eden ayın 7 sinine kadar, ayın 7 sinin resmi tatile rastlaması halinde takip eden ilk iş gününe kadar,
Ters İşlem Kodu bulunan işverenler;
Bazı özel sektör işyeri işverenleri ayın 15’i ila müteakip ayın 14’ü arasında; bazı resmi nitelikteki işyeri işverenleri ise ayın 1’i ila 30’u arasında ücret alan sigortalılar çalıştırdığından, bu nitelikteki işyeri işverenleri;
1- Ayın 1’i ila 30’u arasındaki çalışmaları karşılığı ücret alan sigortalılar için resmi sektör işverenlerince düzenlenecek olan aylık prim ve hizmet belgeleri, yukarıda (A) da açıklandığı tarihlerde,
2- Ayın 15’i ila müteakip ayın 14’ü arasındaki çalışmaları karşılığı ücret alan sigortalılar için özel sektör işverenlerince düzenlenecek olan aylık prim ve hizmet belgeleri, yukarıda (B) de açıklandığı tarihlerde,
Belgelerin SGK’ya son verilme gününde en geç saat 23:59 a kadar elektronik ortamda (e-sigorta yoluyla) göndermekle yükümlüdürler.
AYLIK PRİM VE HİZMET BELGELERİNİN YASAL SÜRE DIŞINDA VERİLMESİ
DENETİM YAPILMAKSIZIN İŞLEME ALINACAK BELGELER
Aylık Prim hizmet belgelerinden yasal süre dışında verilenlerin işleme alınması için inceleme (denetim) esas olmakla birlikte bazı durumlarda inceleme yapılmaksızın işleme alınmaları mümkündür.
Üç aylık süre içinde verilen aylık prim hizmet belgeleri
Yasal verilme süresi dışında verilmekle birlikte, belgenin son verilme süresinden itibaren üç aylık süre içinde SGK’ya verilen aylık prim hizmet belgeleri,
-Belgede kayıtlı sigortalıların çalıştırılmadığına yönelik bir tespitin olmaması,
-Şüpheli bir durumun bulunmaması
-Aylık prim ve hizmet belgesinde kayıtlı olan sigortalıların sigortalı işe giriş bildirgelerinin yasal süresi içinde veya aylık prim ve hizmet belgesinin ilişkin olduğu aydan önceki bir tarihte SGK’ya verilmiş olması hâlinde,
ayrıca incelemeye gidilmeksizin işleme alınır.
Örnek 1 –(X) işverenince 2010/Nisan ayına ilişkin olarak düzenlenen ve 10 sigortalının kayıtlı olduğu aylık prim ve belgesinin yasal süresi dışında ancak en geç 23.08.2010 tarihinde SGK’ya verildiği varsayıldığında, söz konusu prim belgesi,
– Belgede kayıtlı sigortalılara ilişkin sigortalı işe giriş bildirgelerinin yasal süresi içinde veya yasal süresi dışında olmakla birlikte 1/4/2010 tarihinden önce SGK’ya verilmiş olması,
– Belgede kayıtlı sigortalıların çalıştırılmadığına dair açık bir tespitin (işten ayrılış bildirgesinin verilmemesi, resmi bir yazı bulunmaması, daha önce yapılan bir denetim ile tespit edilmemesi vb.)bulunmaması,
– Şüpheli bir durumun (gelir veya aylığa hak kazanma, tayin hakkı elde etme, tedavi veya geçici işgörmezlik ödeneğine hak kazanmak için gerekli gün sayısını tamamlama vb.) olmaması,
hâlinde, ayrıca incelemeye gidilmeksizin SGK tarafından işleme alınır.
Düzeltme Amaçlı Verilen Belgeler
Daha önce Kuruma belge türü veya kanun numarası hatalı seçilerek verilmiş olan aylık prim ve hizmet belgelerine ilişkin düzeltme amaçlı olarak yasal süresi dışında verilen aylık prim ve hizmet belgeleri, düzeltme ile fiili hizmet süresi zammı kazandırma hali hariç,
belgede kayıtlı sigortalıların aynı olması ve sigortalıların,
-prim ödeme gün sayısında değişiklik olmaması,
-prime esas kazanç tutarlarında değişiklik olmaması,
halinde, ayrıca incelemeye gerek kalmaksızın işleme alınır.
Örnek 2 –Sadece 1 çalışanı bulunan (A) Ltd. Şti., çalışanı (C) yi, 2010/01,02,03. aylarda tüm sigorta kollarına tabi olarak bildirmesi gerektiği halde, yani aylık prim hizmet belgesinde belge türünü 01 kodu ile kodlaması gerektiği halde, 02 kodu ile kodlayarak çalışanı Sosyal Güvenlik Destek Primine tabi olarak bildirmiştir. (A) Ltd. Şti. yaptığı yanlışlığın farkına vararak, 02 kodlu belgeler için İPTAL nitelikte, aynı gün ve kazançları içeren 01 kodlu belgeyi de Asıl nitelikte düzenleyerek, 20.08.2010 tarihinde SGK ya vermiştir.
Sigortalının aynı olması, sigortalının gün ve kazancında değişiklik olmaması nedeniyle SGK herhangi bir inceleme yapmaksızın belgeleri işleme alacaktır.
Yasal Süre Dışında Verilmekle Beraber, Yasal Sürede Verilmiş Kabul Edilerek İşleme Alınacak Belgeler
a) Toplu iş sözleşmeleri uyarınca geriye yönelik olarak ödenmesine karar verilen ücret farklarına ilişkin ek nitelikteki aylık prim ve hizmet belgelerinin, toplu iş sözleşmesinin imzalandığı tarihi,
b) Kamu kurum ve kuruluşlarında çalışan ve toplu iş sözleşmesi dışında kalan sigortalılar ile özel sektöre ait işyerlerinde sendikalara üye olmamaları sebebiyle toplu iş sözleşmesi kapsamı dışında kalan sigortalılara, geriye dönük ödenmesine karar verilen ücret farklarına ilişkin ek nitelikteki aylık prim ve hizmet belgelerinin, alınan karar tarihini,
c) Ücretleri Maliye Bakanlığının vizesine tabi olan personele ödenen ücretlere ilişkin ek nitelikteki aylık prim ve hizmet belgelerinin, vize işleminin gerçekleştiğine ilişkin yazının tarihini,
ç) Bir aydan fazla istirahat alan sigortalılara SGK tarafından ödenen geçici iş göremezlik ödeneğinin yanı sıra istirahatlı bulunulan süre için işverenlerince toplu iş sözleşmesine dayanılarak ücret ödenmesi hâlinde, bu ücretlere ilişkin ek nitelikteki aylık prim ve hizmet belgelerinin istirahat süresinin sona erdiği tarihi,
d) 4857 sayılı İş Kanununun 21 inci maddesine istinaden iş mahkemelerince veya özel hakem tarafından verilen kararların tebliğinden sonra, on iş günü içinde sigortalı, işe başlamak üzere işverene başvurduğu takdirde, iş mahkemeleri veya özel hakemlerce verilen karar uyarınca ödenmesine karar verilen ücretlere ilişkin ek nitelikteki aylık prim ve hizmet belgelerinin kesinleşen mahkeme kararının sigortalıya tebliğ edildiği tarihi izleyen onuncu iş gününün içinde bulunduğu ay/dönemi,
e) İdare mahkemesi kararlarına göre görevlerine iade edilen sigortalı personele ödenmesine karar verilen ücretlere ilişkin ek nitelikteki aylık prim ve hizmet belgelerinin kesinleşen mahkeme kararının idareye tebliğ edildiği tarihi,
f) 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 4 üncü maddesinin (B) bendi kapsamında bulunanlardan 5510 sayılı Kanunun 4 üncü maddesinin birinci fıkrasının (a) bendi kapsamına girenler gibi sigortalı olması öngörülenlere enflasyon farkı veya başka ad altında geriye yönelik olarak yapılan ödemelere ilişkin ek nitelikteki aylık prim ve hizmet belgelerinin, ödemenin yapıldığı tarihi,
g) Toplu iş sözleşmelerine tabi işyeri işverenlerince veya kamu idarelerince ya da yargı mercilerince verilen kararlara istinaden, hizmet akdinin mevcut olmadığı veya askıda olduğu bir tarihte ödenen ücret dışındaki ödemelere ilişkin ek nitelikteki aylık prim ve hizmet belgelerinin (ücret dışındaki bu ödemeler hizmet akdinin devam ettiği en son ayın kazancına dahil edilecektir.) yukarıda belirtilen mercilerin kararlarının kesinleşme tarihlerini,
ğ) Yabancı ülkelere sefer yapan ulaştırma araçları, aylık prim ve hizmet belgesinin SGK’ya verilme süresi içinde Türkiye’ye dönmemişse, bu araçlarda çalıştırılan sigortalıya ait aylık prim ve hizmet belgesi, bu Tebliğde belirtilen verilme süresinin sona erdiği tarihten itibaren bir ayı geçmemek şartıyla araçların Türkiye’ye dönüş tarihini,
takip eden ay/dönemin, işyerinin özel nitelikte olması halinde 23 üne, resmi nitelikte olması halinde ise 7’sine kadar, verilmesi halinde de yasal süresi içinde verilmiş kabul edilecektir.
h) Yangın, su baskını, yer kayması ve deprem gibi afete uğrayan işverenlerin, bu durumu kamu kurum ve kuruluşlarından alacakları yazı ile belgeleyerek afetin meydana geldiği tarihten itibaren üç ay içinde işyerinin bağlı bulunduğu Sosyal Güvenlik İl/Merkez Müdürlüğüne yazılı talepte bulunmaları halinde, bu kişilerin prim ödeme aczine düştüklerinin SGK tarafından yapılacak inceleme neticesinde tespit edilmesi kaydıyla, afetin meydana geldiği tarihte verilmesi gereken aylık prim ve hizmet belgeleri, afetin meydana geldiği ayı takip eden üç ay içinde SGK’ya verildiği takdirde yasal süresi içinde verilmiş kabul edilecektir.
DENETİM SONRASI İŞLEME ALINACAK BELGELER
Belgenin SGK’ya verilme tarihinde itibaren 3 aylık sürenin de dışında verilmesi halinde, bu belgeler ancak SGK Kontrol Memurları/Müfettişleri tarafından inceleme yapılarak, inceleme sonucunda uygun görülmesi halinde işleme alınır.
Sadece Fiili denetim yapılması halinde en fazla denetim tarihinden geriye doğru bir yıllık olan belgeler işleme alınır. Bir yılı aşan belgeler sadece fiili denetim ile işleme alınmaz. Bir yıllık süreyi aşan belgelerin işleme alınması için Aylık prim hizmet belgelerinin dayanağı, işyeri kayıt ve belgelerinin incelenmesi gerekmektedir.
Belge türü veya kanun numarası hatalı olarak verilenleri düzeltme amaçlı verilenlerin dışında, İPTAL nitelikte yasal süre dışında verilen aylık prim hizmet belgeleri, belgenin verilmesi gereken süreden sonraki üç aylık süre de verilip verilmediğine bakılmaksızın, inceleme yapılmaksızın işleme alınmaz. Ancak fiilen yapılan denetimler sunucu veya işyeri kayıtlarından yapılan tespitler sonucunda uygun görülmesi halinde işleme alınır.
Örnek 3– 2010/05. ayına ait İptal nitelikli aylık prim hizmet belgesi 05.08.2010 tarihinde SGK’ya verilmiştir. Belge ancak yapılan denetimler sonucunda uygun görülürse işleme alınabilir.
Sonradan düzeltme amaçlı verilen belgeler ile fiili hizmet süresi zammı kazandırılan aylık prim hizmet belgeleri; belgenin yasal olarak verilmesi gereken sürenin sona erdiği tarihten itibaren üç aylık süre dışında verilirse, belgede kayıtlı sigortalıların çalışmalarının fiili hizmet süresi zammı kapsamında olup olmadığı, fiili hizmet süresi zammı kapsamında olması halinde kaç günlük fiili hizmet süresi zammı kapsamında olduğu hususu SGK denetim elemanları tarafından yapılacak incelemeler sonucunda uygun görülmesi halinde işleme alınır
İŞLEME ALINMAYACAK BELGELER
Kanunlar gereği defter tutmakla yükümlü olmayan işverenler tarafından, Belgenin yasal olarak verilmesi gereken sürenin sona erdiği tarihten itibaren üç aylık süre dışında verilmiş olması halinde, aylık prim ve hizmet belgeleri işleme alınmaz.
Örnek 4– Kanunlar gereği Defter tutmakla mükellef olmayan (A) işyeri tarafından 01.08.2010 tarihinde verilen ve 2010/02. ayına ait olan Ek nitelikteki aylık prim hizmet belgesi işleme alınmaz. İşleme alınması için inceleme de yapılmaz.
Örnek 5– Örnek 4 deki belge 23.06.2010 tarihine kadar verilirse işleme alınabilecektir.
YASAL SÜRE DIŞINDA VERİLEN AYLIK PRİM VE HİZMET BELGELERİNE İDARİ PARA CEZASI UYGULANMASI
Aylık prim ve hizmet belgelerinin SGK tarafından belirlenen şekilde ve usûlde vermeyenler ya da internet, elektronik veya benzeri ortamda göndermekle zorunlu tutulduğu halde anılan ortamda göndermeyenler veya belirlenen süre içinde vermeyenlere her bir belge için;
1) Belgenin asıl olması halinde aylık asgarî ücretin iki katını geçmemek kaydıyla belgede kayıtlı sigortalı sayısı başına, aylık asgarî ücretin beşte biri tutarında,
2) Belgenin ek olması halinde, aylık asgarî ücretin iki katını geçmemek kaydıyla her bir ek belgede kayıtlı sigortalı sayısı başına, aylık asgarî ücretin sekizde biri tutarında,
3) Ek belgenin eksik günlerin tamamlanması amacıyla SGK tarafından re’sen düzenlenmesi durumunda, aylık asgarî ücretin iki katını geçmemek kaydıyla her bir ek belgede kayıtlı sigortalı sayısı başına, aylık asgarî ücretin yarısı tutarında,
4) Belgenin mahkeme kararı, SGK’nın denetim ve kontrol ile görevlendirilmiş memurlarınca yapılan tespitler veya diğer kamu idarelerinin denetim elemanlarınca kendi mevzuatları gereğince yapacakları soruşturma, denetim ve incelemeler neticesinde ya da bankalar, döner sermayeli kuruluşlar, kamu idareleri ile kanunla kurulan kurum ve kuruluşlardan alınan bilgi ve belgelerden, hizmetleri veya kazançları Kuruma bildirilmediği veya eksik bildirildiği anlaşılan sigortalılarla ilgili olması halinde, belgenin asıl veya ek nitelikte olup olmadığı, işverence düzenlenip düzenlenmediği dikkate alınmaksızın, aylık asgarî ücretin iki katı tutarında,
idarî para cezası uygulanır.
YASAL SÜRE DIŞINDA VERİLDİĞİ HALDE İDARİ PARA CEZASI UYGULANMAYACAK AYLIK PRİM HİZMET BELGELERİ
1 – İptal nitelikteki aylık prim hizmet belgelerine,
2 – Yasal süresi dışında verildiği halde yasal sürede verilmiş kabul edilen aylık prim hizmet belgelerine,
3 – Kanun numarası veya belge türü yanlış olarak verilen aylık prim hizmet belgelerini düzeltme amacıyla verilen aylık prim hizmet belgelerine,
4 – Aynı işverene ait başka işyerinden verilerek, daha sonra diğer işyerinden düzeltme amacıyla verilen aylık prim ve hizmet belgelerine
idari para cezası uygulanmaz.
Örnek 6 –(A) işvereni Saray Cd. No:41 de bulunan devamlı işyerinde çalışan sigortalı (B) nin hizmetlerini, Saray Cd. No:12 de bulunan devamlı işyerinden bildirmiştir. Daha sonra durumu fark ederek, Saray Cd. No:12 de bulunan işyeri numarasından düzenlediği asıl aylık prim hizmet belgelerini ve aynı dönemler için diğer adreste bulunan işyeri numarasından da İPTAL aylık prim hizmet belgelerini düzenlemiş ve dilekçe ekinde SGK ya yasal süre dışında vermiştir. İşyeri numarasını düzeltme amaçlı verilen belgelerde sigortalının gün ve kazançlarında değişiklik olmaması durumlarında idari para cezası uygulanmaz. İşyerlerinin kısa vadeli prim oranları farklı olsa dahi ceza uygulanmaz. Önemli olan sigortalının gün ve prime esas kazançlarının aynı olmasıdır.
SONUÇ
Aylık prim ve hizmet belgeleri ait olduğu ayı / dönemi takip eden ay içine SGK ya verilmektedir. Değişik nedenlerle belgelerin yasal süre dışında verildiği de görülmektedir. Bunlardan belgenin yasal verilme süresinden itibaren 3 aylık süre içinde verilenler aksine bir tespit ve şüpheli bir durum olmaması halinde SGK tarafından inceleme yapılmaksızın işleme alınmaktadırlar.
Belgelerin 3 aylık sürenin sonunda verilmesi durumunda ise, Kanunlar gereği defter tutmakla yükümlü olan işverenlerce verilenler, SGK tarafından inceleme yapılarak, inceleme sonucunda uygun görülmesi kaydıyla işleme alınmaktadırlar. Defter tutmakla yükümlü olmayan işverenler tarafından 3 aylık süreden sonra verilen belgeler işleme alınmamaktadır.
Kanun numarası ve belge türü yanlış olarak verilen aylık prim hizmet belgelerini düzeltme amacıyla yasal süre dışında verilen aylık prim hizmet belgeleri de fiili hizmet zammı kazandırma hali hariç olmak üzere, inceleme yapılmaksızın işleme alınır.
Yine yasal süre dışında verilen İPTAL nitelikteki belgeler inceleme yapılmaksızın işleme alınmamaktadır.
Kanun numarası, belge türü veya aynı işverene ait işyeri numarası düzeltilmesi amacıyla yasal süre dışında verilen aylık prim ve hizmet belgeleri ile yasal süre dışında verildiği halde yasal sürede verilmiş kabul edilen belgelere idari para cezası uygulanmamakta, yasal süre dışında verilen diğer aylık prim hizmet belgelerine (İPTAL nitelikte olanlar hariç) idari para cezası uygulanmaktadır.
Kaynakça
(1) 5510 sayılı yasa (16.06.2006 tarihli resmi gazetede yayımlanmıştır)
(2) Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği (12.05.2010 tarihli resmi gazetede yayımlanmıştır.)
(3) Aylık Prim Ve Hizmet Belgesinin Sosyal Güvenlik Kurumuna Verilmesine Ve Primlerin Ödenme Sürelerine Dair Usul Ve Esaslar Hakkında Tebliğ (28.09.2008 tarihli resmi gazetede yayımlanmıştır.)