Derneklerin karar alması gerektiği konulara ayrıntılı olarak girmeden önce şunu belirtmekte fayda var; mümkün olduğu kadar çok yönetim kurulu kararı alınmalıdır. Tüzükte ‘’Yönetim kurulu ayda en az 1 kez toplanır.’’ yazıyor diye ayda bir karar alıp bırakmamak gereklidir. Gerektiğinde yönetim kurulu aynı gün iki ayrı karar dahi alabilir. Karar tarihi haftanın her günü yazılabilir. Dernekler Cumartesi ve Pazar günleri dahil karar alabilir.
Denetimlerde tüm diğer defter ve evraklar, karar defteri merkez alınarak incelenir. Bu yüzden karar defterinin dolu dolu olması gerekir. Sadece kanunen zorunlu olan konularda karar almakla kalmayıp tüm etkinlik ve faaliyetlerle ilgili ayrıntılı karar alınmasında fayda vardır.
Dernekler tarafından sık yapılan bir diğer hata ise; toplantıya katılan fakat yönetim kurulu asil üyesi olmayan kişilere karar defterini imzalatmalarıdır. Yönetim kurulu yedek üyeleri, denetleme kurulu üyeleri veya sair kişiler toplantıya katılsalar bile yönetim kurulu karar defterine imza atamazlar. Ayrıca genel kurul tutanağı da karar defterine yazılmaz.
Kanunen karar alınması gereken konular şunlardır:
– Yönetim kurulu görev dağılımları ve görev değişiklikleri,
– 1.000 TL ve üzeri olan düzensiz tüm harcamalar (Kira, maaş, telefon, elektrik, su faturası vs..)
– Adres değişikliği,
– Yurtdışından alınan ayni ve nakdi yardımlar,
– Sözleşme, protokol ve benzeri konular,
– Sigortalı personel işe alımı, işten çıkartılması, maaş değişiklikleri, primler, mesailer,
– Yıllık dernek beyannamesinin verilmesi,
– Üye alımları ve üye çıkışları,
– Tüzükte aidatı belirleme görevi yönetim kuruluna verilmiş ise aidat konuları,
– Olağan veya olağanüstü genel kurulunun yapılması,
– İktisadi işletme açılması ve kapatılması,
– Temsilcilik açılması ve kapatılması,
– Yetki verilmesi ve imza sirküleri çıkartılması,
– Yetki belgesi düzenlemesi,
– Alındı belgesi (bağış makbuzu), ayni alındı belgesi, aynı teslim belgesi ve gider makbuzunun matbaadan basılması,
– Yönetmelikler hazırlanması,
– Genel kurulun verdiği yetki ile gayrimenkul alınması veya satılması,
– Yardım toplama iznine başvuru yapılması.