GİB Portal Üzerinden E-Arşiv Fatura (5 Bin – 30 Bin TL) Düzenleme ve Önemli Notlar

19.10.2019 tarihli ve 30923 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği uyarınca; 01.01.2020 tarihinden itibaren vergi mükellefi olanlara KDV dahil 5.000 (Beşbin) TL’yi Vergi mükellefi olmayanlara 30.000 (Otuzbin) TL’yi aşması durumunda e-arşiv fatura olarak düzenlenecektir.

 

• E-fatura İnternet vergi dairesi şifrenizle giriş yapacağınız e-fatura portalı üzerinden düzenlenecektir.

 

• Söz konusu ekrana https://earsivportal.efatura.gov.tr/intragiris.html linkini tıklayarak ulaşabilirsiniz.

 

• Bu ekrana giriş yaptıktan sonra öncelikle mutlaka kullanıcı bilgilerinizi kontrol edip güncelleyiniz. Hatalı veya eksik gördüğünüz alanları düzeltiniz.

 

•     Aynı günde aynı kişilere düzenlenen faturaların topluca birlikte değerlendirilerek vergiler dâhil tutar toplamının söz konusu tutarları (5 Bin – 30 Bin TL) aşması halinde, bu faturaların e-Arşiv Fatura olarak düzenlenmesi ve alınması zorunluluğunun bulunduğu belirtilmiştir.

 

• Belirtilen tutarın (5 Bin – 30 Bin TL) altındaki faturalar ise öteden beri olduğu gibi kağıt (matbu) fatura olarak düzenlenmeye devam edilebilecektir, istenmesi durumunda 5 Bin – 30 Bin TL altındaki faturalar da e-Arşiv Fatura olarak düzenlenebilir.

 

• Fatura kestiğinizde Cep Telefonunuza şifreler geldiği için sistemde güncel numaranız kayıtlı olmalı ve cep telefonunuz yanınızda bulunmalıdır.

 

• Düzenlenen e-faturanın 2 nüsha çıktısı alınacak 1 nüshası imza kaşe yapılarak müşteriye verilecektir. Diğer sureti muhasebeye gönderilecektir.

 

• E-fatura olarak düzenlenen faturaların hukuki olarak (borç-alacak açısından) kağıt faturadan farkı yoktur.

 

• Dileyen mükellefler 07.01.2020 Salı günü akşam Saat 24:00’e kadar (Çarşamba gününe geçilmeden) bu kapsamda düzenlemeleri gereken e-Arşiv Faturalarını kağıt fatura olarak düzenleyebilirler. Söz konusu süre 30.000 TL’yi aşan ihracat faturalarında da geçerlidir.

 

• Kestiğiniz fatura İrsaliye yoksa (irsaliyeli fatura ise) not bölümüne “İşbu fatura irsaliyeli fatura yerine geçer” ibaresi koyunuz, bu faturayı mal ile birlikte sevk ediniz. Not kısmına irsaliye numarası ve diğer bilgileri girebilirsiniz.

 

• 5.000-30.000 e-arşiv faturalarında şimdilik iptal seçeneği bulunmamaktadır. Özel entegratör üzerinden düzenlenen e arşiv faturalar iptal edilebilmektedir.

 

• Gelir İdaresi Başkanlığınca hazırlanan videoya https://tv.gib.gov.tr/video_goster.php?Guid=2c7bd872-28ba-11ea-abe8-ac853da07eb7 linkini tıklayarak ulaşabilir, bu videodan faturaların nasıl düzenleneceğini görebilirsiniz.

 

 

• Yine Youtube üzerinden de https://www.youtube.com/watch?v=yAgW3r4VKvs linkini tıklayarak fatura düzenleme konusunda örnek videoya ulaşabilirsiniz.

 

PORTALA GİRİŞ

Söz konusu ekrana ulaşmak için öncelikle https://ebelge.gib.gov.tr/anasayfa.html sayfasına girilerek e-Belge Portal Uygulamalarına Giriş kısmından ilgili fatura düzenleme sayfasına ulaşılabilecektir.

 

 

 

e-Arşiv Fatura düzenlemek isteyen mükellef yukarıdaki şekilde açılan ekrandan İnteraktif Vergi Dairesi Kullanıcı Adı ve Şifresi ile sisteme giriş sağlamalıdır.

 

 

e-ARŞİV FATURA DÜZENLEME EKRANINA GİRİŞ (ADIM-1)

 

İnteraktif Vergi Dairesi Kullanıcı Adı ve Şifresi girildiğinde e-Belge Portaline giriş sağlanmış olur.

 

Yukarıdaki şekilde işlem yapılmak istenen modül seçim ekranı belirir. İlgili alandan “e-Arşiv Portal” kısmı seçilir.

 

 

KULLANICI BİLGİLERİ DÜZENLEME

 

Kullanıcı işlemleri sekmesinden kullanıcı bilgileri seçildiğinde kullanıcı bilgileri kontrol edilebilir veya değiştirilebilir.

 

Uygulamaya ilk kez giriş yapıldığında ilgili alanın kontrol edilmesini önerilir.

 

Kullanıcı bilgilerinde değişiklik yapılmak istendiğinde ilgili alanlar güncellendikten sonra aşağıdaki ekranda da yer alan ‘’Kaydet’’ seçilerek değişiklikler kaydedilir.

 

 

e-ARŞİV FATURA DÜZENLEME (ADIM-2)

 

Ekranın sol tarafında bulunan “Belge İşlemleri” kısmına tıklanarak “5000/30.000 TL Fatura Oluştur” kısmından fatura düzenleme ekranına ulaşılır.

 

Açılan ekranda “Fatura Bilgileri” ve “Alıcı Bilgileri” tabloları ekrana gelir. Fatura bilgileri tablosu “Döviz-TL kur” ve “Fatura Tipi” alanları haricinde sistem tarafından otomatik olarak oluşturulur. “Döviz-TL kur” ve “Fatura Tipi” alanlarının mükellef tarafından seçilmesi/doldurulması gerekmektedir. Fatura tipi alanı düzenlemek istediğiniz fatura tiplerine göre seçimlik olarak açılacak olup; Satış, İade, Tevkifat, İstisna, Özel Matrah, İhraç Kayıtlı fatura tiplerinden istenen tip seçilerek işlem yapılabilecektir. ( Bu alanda GİB e-Fatura Portalındaki gibi KOD bilgisi açılmayacak olup gerekli açıklamalar faturanın not alanına yapılabilecektir.) Örneğin; ihracat fatura için istisna tipi seçilir fatura üzerinde kullanılacak kodlar açıklama alanına eklenir.

 

Alıcı Bilgileri Bölümünde yer alan;

 

• VKN/TCKN alanın doldurulması ZORUNLUDUR.(TCKN bilgisini paylaşmak istemeyen bir nihai tüketici olması ya da TCKN’si olmaması durumunda bu alan 11111111111 olarak geçilebilir.)

 

•     VKN/TCKN alanına alıcının vergi kimlik numarası girildiğinde, UNVANI kısmına alıcının unvanının tam olarak girilmesi ZORUNLUDUR. Geçerli bir VKN girildiği taktirde alıcı bilgileri otomatik olarak gelecektir.

 

•    VKN/TCKN alanına alıcının TC Kimlik numarası girildiğinde ise Adı, Soyadı kısımlarına alıcının Adı ve Soyadının tam olarak girilmesi ZORUNLUDUR. Geçerli bir TCKN girildiği taktirde alıcı bilgileri otomatik olarak gelecektir.

 

e-Arşiv Faturanın düzenlenebilmesi için asgari bir satıra mal/hizmete ilişkin istenen bilgiler girilmiş olmalıdır.

 

Mal/Hizmet Bilgileri Bölümünde satılan mal ve/veya hizmete ilişkin bilgiler gösterilir. Mal/hizmet bilgisi girmek için “Satır Ekle” butonuna tıklanır. İlgili başlıkların altına gelen kutucuklara gerekli bilgiler girilerek doldurulur. Başka bir mal/hizmet bilgisi girişi için Satır Eke’ye tıklanarak yeni bir satır açılır. Bir satırı silmek için satır seçilerek “Satır Sil” butonuna tıklanır. Vergi Ekle bölümünden; KDV dışında faturada yer alması istenilen vergi türü veya türleri seçilir ve Vergi Ekle butonuna tıklanır.

“Vergi eklendi” uyarısı geldikten sonra “Tamam” butonun tıklanır.

 

İlgili satır solunda yer alan “Düzenle” kısmına tıklandığında ilgili satıra ilişkin detay ekranı görünecektir. Söz konusu ekranda ilgili satıra ait tüm bilgiler girilebilecektir.

 

İlgili satıra ilişkin detay bilgiler oluşturulup “Kaydet” kısmına tıklandığında söz konusu bilgiler yukarıdaki gibi görünecektir. İlgili satıra ilişkin “ Düzenle” butonuna tekrar basılması halinde söz konusu satırda tekrar bir düzenleme yapılabilecektir.

 

Toplamlar bölümündeki rakamlar, Mal/Hizmet Bilgileri alanında gösterilen rakamlardan otomatik olarak sistem tarafından üretilmekte ve ilgili alana getirilmektedir. Bu nedenle bu bölümdeki alanlara elle bilgi girişi yapılması mümkün değildir. Bu bölümde sadece Ödenecek Tutar kısmına yuvarlama yapmak amacıyla elle giriş yapılabilir.

 

Not bölümüne faturada yer verilmesi zorunlu olan ibareler veya faturada yer verilmek istenen diğer hususlar yazılabilir.

 

Gerekli bölümler gerektiği gibi doldurulduktan sonra Oluştur butonuna tıklanarak fatura oluşturma işlemi tamamlanır. Doldurulması zorunlu bir alana herhangi bir bilgi girilmedi ise sistem ilgili alanın doldurulması için uyarıda bulunacaktır. Fatura sistem gereklerine uygun bir biçimde oluşturuldu ise yukarıdaki ekran görüntüsü gelecektir.

 

Bu ekranda da “ Tamam” kısmına tıklanmalıdır.

 

 

 

e-ARŞİV FATURA İMZALAMA (ADIM-3)

 

Oluşan “e-Arşiv Fatura Taslağı” ekranın sol üst kısmında bulunan “Belge İşlemleri” sekmesi altında yer alan “5000/30.000 TL Taslaklar” kısmından görülebilir durumda olacaktır.

Taslaklar kısmında yer alan ilgili fatura seçilerek fatura görüntülenebilecektir. Faturada herhangi bir değişiklik yapılması gerekiyorsa ilgili fatura seçilerek Düzenle butonuna tıklanır ve gerekli değişiklik yapılır.

Taslak faturalar alıcısına teslim edilmeden önce ilgili faturalar GİB imza seçeneği kullanılarak imzalanır.

 

‘GİB İmza’ seçildiğinde cep telefonu numarasının yer aldığı aşağıdaki ekran görüntüsü gelecektir.

 

 

 

‘Şifre Gönder’ seçeneği ile cep telefonu numarasına 6 haneli kod SMS olarak gelir. Gelen kod aşağıdaki ekranda yer alan ‘Şifre’ kutucuğuna girilir ve ‘Onayla’ butonu ile fatura imzalanır.

 

Yukarıda yer alan ‘İmzalama işlemi başarı ile tamamlandı’ uyarı mesajı ile birlikte fatura imzalanarak oluşturulmuş olur. (Onaylama için mükellefin mali mühür vb. sertifikalar edinmesine gerek yoktur. İmzalama işlemi GİB üzerinden uzaktan bağlantı ile gerçekleştirilmiş olacaktır.)

 

Aşağıdaki ekran görüntüsünde yer alan ‘İndir’ seçeneği kullanılarak faturaya ait elektronik ortamda imzalanmış dosyası ve fatura görüntüsü indirilir.