Ticari defterlerin açılış onayı hem 213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nda hem de 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nda (TTK) düzenlenmiştir.
Ancak, defterlerin kapanış onayına sadece Türk Ticaret Kanunu’nda yer verilmiştir. TTK’nın 2011 yılında kabul edildikten sonra en fazla değişen maddesi ise defterlerin onaylarını düzenleyen madde olmuştur.
Şöyle ki, TTK’nın 13 Ocak 2011 tarihinde kabul edilen ilk halinde, herhangi bir ayrım yapılmaksızın ticari defterlerin tümü açılış ve kapanış tasdikine tâbi tutulmuş iken, 2012 yılında 6335 sayılı Kanun’la yapılan değişiklikle kapanış onayı sadece yevmiye defteri ve yönetim kurulu karar defteri için öngörülmüş ve bu iki defterin kapanış onaylarının izleyen faaliyet döneminin üçüncü ayının sonuna kadar (hesap dönemi takvim yılı olan şirketler için izleyen yılın mart ayı sonu) yaptırılması şart koşulmuştur.
6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun 6455 sayılı Kanun’un 78. maddesiyle değişen 64. maddesine göre da yevmiye defterinin kapanış onayı, izleyen faaliyet döneminin altıncı ayının sonuna (hesap dönemi takvim yılı olan şirketler için izleyen yılın Haziran ayı sonu) kadar yapılması ön görülmüş, yönetim kurulu karar defterinin kapanış onayı ise izleyen faaliyet döneminin birinci ayının sonuna (hesap dönemi takvim yılı olan şirketler için izleyen yılın ocak ayı sonu) çekilmiştir.
Dolayısıyla, hesap dönemi takvim yılı olan gerçek ve tüzel kişi şirketler tarafından tutulan 2018 yılına ait yevmiye defterlerinin kapanış onaylarının en geç 1 Temmuz 2019 tarihine kadar (30 Haziran 2019 Pazar gününe rastladığı için) noterlere yaptırılması gerekmektedir. Ancak, bu zorunluluk yevmiye defterini fizikî ortamda tutan şirketler içindir. Özel hesap dönemine tabi olan işletmeler, mali yılı takip eden 6. ayın sonuna kadar bu işlemleri tamamlamalıdır.
Buna göre; 2018 takvim yılında kullanılan Yevmiye defteri tutmak zorunda olan;
-Bilanço esasına göre defter tutan Gelir Vergisi mükellefleri,
-Kolektif Şirketler,
-Adi ortaklıklar, (Bilanço esasına göre defter tutan)
-Anonim Şirketler,
-Limited şirketler,
-İş Ortaklıkları,
-Sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketler,
-Adi komandit şirketler,
-Kooperatifler,
-Dernek ve Vakıfların İktisadi işletmeleri,
Yevmiye defterlerinin kapanış onayını (Tasdiki) 1 Temmuz 2019 tarihine kadar yaptırmak zorundadır.
Yevmiye defterini elektronik ortamda tutan şirketler için notere kapanış onayı yaptırma zorunluluğu bulunmamakta, mali dönemin son ayına ait defter sisteme başarılı bir şekilde yüklenip beratının alınması kapanış onayı yerine geçmektedir.
Kanunda kapanış onayını yaptırmayanlara idarî para cezası verilmesi öngörülmektedir ve bu ceza her yıl yeniden değerleme oranında artırılmaktadır. Türk Ticaret Kanunu’nun 562. maddesi 1-c bendi uyarınca yasal defterlerin tasdikini yaptırmayanlar 2019 yılında 7.658,00-TL idari para cezası ile cezalandırılacaktır.
İşin cezaî boyutu bir yana, kapanış onayı yapılmamış defterler ticari davalarda delil olarak kabul edilmemektedir. Dolayısıyla, hem anılan idarî para cezasına muhatap olmamak hem de olası bir davada yevmiye defterinin lehine delil olmasını isteyen gerçek ve tüzel kişi şirketlerin, yevmiye defterinin kapanış onayını zamanında yaptırmaları menfaatlerine olacaktır.
Saygılarımızla.
Esas Bağımsız Denetim S. M. Mali Müşavirlik A.Ş.