×

Anonim ve Limited Şirket Genel Kurul Toplantıları

Olağan genel kurul toplantılarının yapılması zorunlu mudur?

Olağan genel kurul toplantılarından söz edildiğinde akla en çok gelen husus şüphesiz ki olağan genel kurul toplantılarının tertip edilmesinin ya da en azından “süresinde” tertip edilmesinin zorunlu olup olmadığı hususudur. Bu konuyu aydınlatabilmek için öncelikle Türk Ticaret Kanunu’nun bu husustaki düzenlemesine kısaca göz atmak gerekir.

Türk Ticaret Kanunu, “Ticaret Şirketleri” başlıklı ikinci kitabının dördüncü kısmında anonim şirketleri, dördüncü bölümünde ise genel kurulu düzenlemiştir. Bu bölümde esas olarak bilmemiz gereken hüküm Kanun’un 409. maddesi hükmüdür. İlgili maddenin ilk fıkrasında şöyle denilmektedir:

“(1) Genel kurullar olağan ve olağanüstü toplanır. Olağan toplantı her faaliyet dönemi sonundan itibaren üç ay içinde yapılır. Bu toplantılarda, organların seçimine, finansal tablolara, yönetim kurulunun yıllık raporuna, kârın kullanım şekline, dağıtılacak kâr ve kazanç paylarının oranlarının belirlenmesine, yönetim kurulu üyelerinin ibraları ile faaliyet dönemini ilgilendiren ve gerekli görülen diğer konulara ilişkin müzakere yapılır, karar alınır.”

Görüldüğü üzere Kanun’da anonim şirketlerde olağan genel kurul toplantısının ihtiyari olduğuna dair bir ifade yer almamakta, bilakis her faaliyet dönemi sonundan itibaren üç ay içerisinde yapılacağı belirtilmektedir.

Limited şirket genel kurul toplantılarının yapılması zorunlu mudur?

En çok hataya düşülen konulardan birisi; anonim şirketler için getirilen olağan genel kurul toplantısı düzenleme yükümlülüğünün limited şirketler için olmadığı hususudur. Bu yanılgı daha çok limited şirket olağan genel kurul toplantılarına ilişkin tutanakların –kural olarak- tescil ve ilan yükümlülüğü olmamasından kaynaklanmaktadır. Halbuki Türk Ticaret Kanunu aynı yükümlülüğü limited şirketlere de yüklemiştir.

Maddenin tam metni şöyledir:

“(1) Genel kurul müdürler tarafından toplantıya çağrılır. Olağan genel kurul toplantısı, her yıl hesap döneminin sona ermesinden itibaren üç ay içinde yapılır. Şirket sözleşmesi uyarınca ve gerektikçe genel kurul olağanüstü toplantıya çağrılır.

(2) Genel kurul, toplantı gününden en az onbeş gün önce toplantıya çağrılır. Şirket sözleşmesi bu süreyi uzatabilir veya on güne kadar kısaltabilir.

(3) Toplantıya çağrı, azlığın çağrı ve öneri hakkı, gündem, öneriler, çağrısız genel kurul, hazırlık önlemleri, tutanak, yetkisiz katılma konularında anonim şirketlere ilişkin hükümler, Bakanlık temsilcisine ilişkin olanlar hariç, kıyas yoluyla uygulanır. Her ortak kendisini genel kurulda ortak olan veya olmayan bir kişi aracılığıyla temsil ettirebilir.

(4) Herhangi bir ortak sözlü görüşme isteminde bulunmadıkça, genel kurul kararları, ortaklardan birinin gündem maddesi ile ilgili önerisine diğer ortakların yazılı onayları alınmak suretiyle de verilebilir. Aynı önerinin tüm ortakların onayına sunulması kararın geçerliliği için şarttır.”

Görüldüğü üzere limited şirketlere de hesap dönemimin kapanışını müteakip üç ay içerisinde olağan genel kurul toplantısı tertip etme hususunda bir yükümlülük getirilmiş, toplantıya çağrı usulü, toplantı tutanağı ve toplantıya yetkisiz katılma konularında anonim şirket hükümlerine atıf yapılmıştır. Ancak limited şirketlerde, anonim şirketlerden farklı olarak özel bir durum düzenlenmiş; genel kurulun fiilen toplanmasının şart bulunmadığı, ortaklardan birinin gündem konusunda yapacağı öneriye diğer tüm ortakların yazılı onay vermesi suretiyle de karar alınabileceği son fıkrada belirtilmiştir.

Olağan genel kurul toplantısı yapılmasa ne olur, cezası var mıdır?

Milletçe yeterli bir yaptırım uygulamadıkça kurallara uymama alışkanlığımızdan olsa gerek, maalesef olağan genel kurul toplantılarından bahsedildiğinde en çok sorulan sorulardan birisi de toplantının tertip edilmemesinin bir yaptırımı olup olmadığıdır.

Bu soruyu yanıtlamadan evvel olağan genel kurul toplantısının ne amaçla tertip edildiğinin anlaşılması gerekir. Yukarıda alıntı yaptığım Kanun’un 409. maddesinin 1. fıkrası toplantıların zorunlu gündemine de değinmiştir. Her yönetim kurulu üyesini genel kurula karşı sorumluluğundan kurtaracak sihirli kelimeler bu fıkrada yer almaktadır: “... yönetim kurulu üyelerinin ibraları...”. Bir faaliyet yılı boyunca şirket adına sözleşmeler imzalayan, projeler üreten, kararlar alan ve bunları uygulayan yönetim kurulu üyeleri genel kurula karşı sorumluluğundan ancak olağan genel kurulda ibra edilmekle kurtululacaktırlar.

Aynı genel kurulda yönetim kurulu üyelerinin hazırlamış olduğu yıllık raporlar tartışılacak, karın nasıl değerlendirileceği ve dağıtılacak kar belirlenecek, şirket önceki hesap dönemini zarar ile kapatmış ise gelecek hesap döneminde alınacak önlemler masaya yatırılacaktır. Bu açıdan bakıldığında olağan genel kurul toplantıları, yönetim kurulu üyelerinin Türk Ticaret Kanunu’nun kendilerine yüklediği genel kurulu bilgilendirme ve finansal önlemler alınmasını sağlama konularında harekete geçmeleri için bir fırsat olacaktır.

Olağan genel kurul toplantısının zamanında veya hiç tertip edilmiş olmamasının kanuni müeyyidesi yoktur. Ancak anonim şirketlerde yönetim kurulu üyelerinin Kanun gereği en fazla üç yıllık bir süre için seçilebildiğinden yola çıkarsak, şirketin temel fonksiyonlarına devam edebilmesi için en azından görev süresi sona eren yönetim kurulu üyelerini yeniden atayabilmek adına üç yılda bir dahi olsa genel kurul toplantılarını gerçekleştirmesi, kararları tescil ve ilan ettirmesi şarttır.

Limited şirketler açısından durum biraz daha farklı olsa da bazı sicil müdürlüklerinin olağan genel kurul toplantısına ilişkin kararı tescil ettiğini ve olağan genel kurul evrakı ibraz edilmeden diğer tescil taleplerini dikkate almamaktadırlar.

Olağan genel kurul hazırlıklarına ne zaman başlanmalı?

Ticaret Kanunu Madde 199: Bağlı şirketin yönetim kurulu, faaliyet yılının ilk üç ayı içerisinde, şirketin hakim ve bağlı şirketlerle ilişkileri hakkında bir rapor düzenler...”

Bağlı şirketin yönetim kuruluna bağlılık raporu hazırlaması hususunda verilmiş olan bu görev, yönetim kurulunun devredilemez yetkileri arasında yer alır.

“Madde 375:

...

f) Pay, yönetim kurulu karar ve genel kurul toplantı ve müzakere defterlerinin tutulması, yıllık faaliyet raporunun ve kurumsal yönetim açıklamasının düzenlenmesi ve genel kurula sunulması, genel kurul toplantılarının hazırlanması ve genel kurul kararlarının yürütülmesi.

...”

Her ne kadar olağan genel kurul toplantılarının tertip edilmesi yaptırıma bağlanmadıysa da genel kurul toplantılarından önce genel kurula sunulması gereken raporlardan bağlılık raporunun tertip edilmemesinin yaptırımı bulunmaktadır. M. 562/3’e göre 199. maddenin birinci ve dördüncü fıkralarına aykırı hareket edenler ikiyüz günden az olmamak üzere adli para cezası ile cezalandırılırlar.

Ancak bağlılık raporu hazırlama yükümlülüğü, bağlı şirketin yönetim kuruluna getirilmiş bir yükümlülüktür. Bu aşamada bağlı şirketin tanımını tekrar hatırlamak gerekir.

Madde 195: a) Bir ticaret şirketi, diğer bir ticaret şirketinin, doğrudan veya dolaylı olarak;

1. Oy haklarının çoğunluğuna sahipse veya

2. Şirket sözleşmesi uyarınca, yönetim organında karar alabilecek çoğunluğu oluşturan sayıda üyenin seçimini sağlayabilmek hakkını haizse veya

3. Kendi oy hakları yanında, bir sözleşmeye dayanarak, tek başına veya diğer pay sahipleri ya da ortaklarla birlikte, oy haklarının çoğunluğunu oluşturuyorsa,

b) Bir ticaret şirketi, diğer bir ticaret şirketini, bir sözleşme gereğince veya başka bir yolla hâkimiyeti altında tutabiliyorsa,

birinci şirket hâkim, diğeri bağlı şirkettir. Bu şirketlerden en az birinin merkezi Türkiye’de ise, bu Kanun’daki şirketler topluluğuna ilişkin hükümler uygulanır.

Bağlılık raporu, hesap dönemi kapanışından sonra üç ay içerisinde ancak her halukarda olağan genel kurul toplantısından on beş gün önce hazırlanmış olmalıdır. Zira bu rapor, belirlenen toplantı tarihinin on beş gün öncesinde incelenebilmesi için genel kurula ilan edilecek şekilde incelemeye sunulmalıdır.

Yönetim kuruluna getirilen bir başka rapor düzenleme yükümlülüğü de faaliyet raporu düzenleme yükümlülüğüdür. Kanun’un 514. maddesinden doğan bu yükümlülüğün ifa tarihi bağlılık raporundan farklıdır. Şirketlerin Yıllık Faaliyet Raporunun Asgari İçeriğinin Belirlenmesi Hakkında Yönetmelik’in 16. Maddesi gereğince hesap dönemi kapanışını müteakip iki ay içerisinde hazırlanıp incelenmesi için genel kurula sunulması gereken bu raporun yine adı geçen yönetmelik ile belirlenmiş asgari içeriği kapsaması gerekmektedir.

Yukarıda bahsedilen raporlar, olağan genel kurul toplantıları öncesinde yönetim kurulu üyelerine getirilmiş olan yükümlülüklerdir. Bunlar dışında toplantı gündemine ve şirket nev’ine göre toplantıdan evvel yapılması gereken başkaca hazırlıklar olabilir. Özellikle kuruluşu ve anasözleşme değişikliği izne tabi olan anonim şirketlerin genel kurul toplantılarında Gümrük ve Ticaret Bakanlığı’ndan ön izin alınması, gündeminde sermaye artırımı, sermaye azaltımı, faaliyet konusu değişikliği, birleşme, bölünme, nev’i değişikliği, kayıtlı sermaye sistemine geçme, kayıtlı sermaye sisteminden çıkma, kayıtlı sermaye tavanını artırma olan şirketler ile genel kurul toplantıları yurtdışında veya elektronik ortamda tertip edilen şirketlerin toplantılarına Gümrük ve Ticaret Bakanlığı temsilcisinin katılımı gerekeceğinden yapılacak hazırlıkların süresi ve içeriği de birbirinden farklı olacaktır.

Çağrısız yapılacak genel kurul toplantılarında büyük bir problem arz etmese de şirket anasözleşmesine veya anasözleşmede atıf varsa Türk Ticaret Kanunu’na göre çağrı prosedürü işletilecek ise Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi’nde yapılacak ilan sürelerine de dikkat edilmesi gerekmektedir. Ankara dışındaki ticaret sicli müdürlükleri, toplantı tarihinden yirmi bir günden az kala yapılan ilan müracaatlarını kabul etmemektedirler. Toplantı tarihinin sağlıklı şekilde tespit edilip gerekli hazırlıkların zamanında tamamlanması için ilk olarak toplantı gündeminin belirtilmesi şarttır.

Yönetim Kurulu üyeleri yurtdışındalar, toplantıya katılmasalar olur mu?

Gündemimizi belirledik, hazırlıklarımızı da yaptık, artık sıra geldi toplanmaya. Adı üzerinde; bu bir genel kurul toplantısı olduğundan yönetim kurulu üyelerinin toplantıda ne işi var diye düşünebilirsiniz. Ancak böyle bir düşüncenin doğru olmayacağını peşinen söyleyelim. Şöyle ki; Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul ve Esasları ile Bu Toplantılarda Yer Alacak Gümrük ve Ticaret Bakanlığı Temsilcileri Hakkında Yönetmelik madde 17 gereğince toplantıya en az bir yönetim kurulu üyesinin katılması şarttır.

2012 yılından beri genel kurul toplantısı yapmayan anonim şirketler dikkat!

Bir anonim şirketseniz ve 2012 yılından beri hiç genel kurul toplantısı gerçekleştirmediyseniz gerçekleştireceğiniz ilk genel kurul toplantısında gündeme almanız gereken özel bir husus bulunuyor. 6102 sayılı yeni Türk Ticaret Kanunu 419. maddesinin ikinci fıkrasında: “Anonim şirket yönetim kurulu, genel kurulun çalışma esas ve usullerine ilişkin kuralları içeren, Gümrük ve Ticaret Bakanlığı tarafından, asgari unsurları belirlenecek olan bir iç yönerge hazırlar ve genel kurulun onayından sonra yürürlüğe koyar. Bu iç yönerge tescil ve ilan edilir.” denilmek suretiyle bir iç yönerge hazırlama yükümlülüğü getirmiştir. Dolayısıyla en son genel kurul toplantısını 2012 yılında gerçekleştirmiş şirketler ile kuruluşunu henüz tamamlayarak ilk defa genel kurul toplantısı yapacak olan şirketler, ilk genel kurul toplantılarının gündemine yönetim kurulu tarafından hazırlanan iç yönergenin değerlendirilmesi maddesini de almalıdırlar. Bahis konusu iç yönerge genel itibariyle, genel kurulun toplanma, karar alma prosedürü ile üyeleri genel kurula çağrı usulü, genel kurul toplantılarında nasıl oy kullanılacağı gibi usul kurallarını kapsayacak, şirket anasözleşmesine uygun surette hazırlanacaktır.

Olağan genel kurul toplantı tutanakları tescil ve ilana tabi midir?

Türkiye genelindeki ticaret sicil müdürlüklerinde maalesef bu hususta bir uygulama birliği bulunmuyor.

Soruya doğru cevap verebilmek için bu aşamada olağan genel kurul toplantısının gündemine göre bir ayrıma gitmek gerekir. Gündemde anasözleşme değişikliği bulunuyor ise elbette tutanağın tescil ve ilanı şarttır. Nitekim Ticaret Sicili Yönetmeliği 29. maddesinde tescil edilmiş olgulardaki değişikliklerin de tescil edilmesi gerektiğini belirtmekle bu konuya açıklık getirmiştir. Şirket anasözleşmeleri kuruluşta tescil ve ilan edildiğine göre anasözleşmede yapılan her türlü değişiklik de mutlaka tescil ve ilan edilmelidir. Ancak madde metninde tescile tabi işlemler tüketici şekilde sayılmamış; bir tüzel kişinin tasfiye haline girmesi yahut bir işletmenin tescil edilmiş olan işyerini sicilin iş çevresi içinde başka bir yere nakletmesi gibi haller, tescil edilmiş olgularda değişiklik sayılır denilmek suretiyle tescile tabi hususlar açık bırakılmıştır.

Aynı Yönetmelik’in anonim şirketlere ilişkin üçüncü bölümüne geldiğimizde, olağan genel kurul toplantı tutanaklarının tesciline dair özel bir düzenleme yapılmış olmadığını görürüz.

Aynı şekilde limited şirketlere ilişkin dördüncü bölümde de olağan genel kurul toplantı tutanaklarının tesciline yer verilmediğinden yola çıkarak, olağan genel kurul toplantısı gündeminde daha önce tescil edilmiş bir olguda değişiklik olmadığı takdirde tescil ve ilan yükümlülüğü bulunmadığını belirtebiliriz.

Her ne kadar yürürlükteki mevzuat uyarınca yukarıdaki tespiti yapmış olsak da maalesef bazı sicil müdürlükleri bizimle aynı görüşte değildir. Gündeminde tescile tabi bir hususun bulunmadığı olağan genel kurul toplantı tutanağını tescil ve ilan ettirmeksizin bir olağanüstü genel kurul toplantı tutanağını tescil ve ilan ettirmek üzere müracaatta bulunduğunuz takdirde tescil ve ilan talebiniz bazı ticaret sicil müdürlüklerince reddedilecek, öncelikle olağan genel kurul toplantınıza ait evrak talep edilecektir.

Mevcut sicil harçlarının oldukça yüksek olduğu gözönüne alındığında, bazı ticaret sicili müdürlüklerinin Ticaret Sicili Yönetmeliği’ne göre tescile tabi olmamasına rağmen olağan genel kurul toplantı tutanaklarını tescil yükümlülüğü getirmelerinin sebebi pek anlaşılmaz değildir. Ancak tescili talep edilen belgelerin öncelikle noterde onaylatılması gerektiğinden şirketlere yüksek sicil harçlarının yanı sıra noter harçları da ek bir mali külfet getirmektedir. Diğer taraftan olağan genel kurul toplantısı gündeminde, daha önce tescil edilmiş bir olguda değişiklik yani kısacası tescile tabi bir husus olmadığında üçüncü kişileri alâkadar eden bir husus da bulunmamaktadır. Kaldı ki şirketler de özellikle kar-zarar durumunun, mali önlemlerin, karın kullanım şeklinin, yatırım planlarının, bütçenin; kısacası şirketin özel mali konularının değerlendirildiği toplantı tutanaklarının üçüncü kişilere ifşa edilmesini de istememektedirler. Bütün bu sayılanlar gözönüne alındığında Gümrük ve Ticaret Bakanlığı’nin ticaret sicil müdürlüklerinin bu keyfi uygulamalarına bir an evvel bir müdahalede bulunması ve ülke sınırları dahilindeki tüm sicil müdürlükleri nezdinde, mevzuata uygun bir uygulama birliğinin getirilmesi oldukça yerinde olacaktır.

Özetlemek gerekirse; anonim ve limited şirketlerin hesap dönemi kapanışlarından sonra üç ay içerisinde olağan genel kurul toplantılarını gerçekleştirmeleri gerekmektedir. Toplantı öncesinde anonim şirketlerin yönetim kurulları ile limited şirketlerin müdürleri veya müdürler kurulları hazırlamaları gereken faaliyet ve bağlılık raporları hazırlamalı ve genel kurul değerlendirmesine sunmalıdır. Bakanlık iznine tabi şirketler, olağan genel kurul hazırlıklarına daha evvel başlamalı, Bakanlık temsilcisinin katılımı gereken hallerde ilgili müracaatlar, çağrılı toplantılarda usulüne uygun surette çağrı ilanları yapılmış olmalıdır. Yönetim kurulu üyelerinden en az birisinin katılımı şart olacağından özellikle yabancı uyruklu yönetim kurulu üyelerinin zamanında toplantıda hazır bulunması için gerekli önlemler alınmış olmalıdır.

Tüm bu hususlar dikkate alınarak olağan genel kurul toplantısı gerçekleştirildikten sonra toplantı tutanağının tescil ve ilan edilmesinin gerekli olup olmadığı hususu ise şimdilik toplantı gündemi ve şirketin bağlı olduğu ticaret sicil müdürlüğü uygulaması dikkate alınarak açıklığa kavuşturulmalıdır.

"Güven, Kontrole Mani Değildir."Bize Ulaşın

Teklif Al

Vergi Takvimi