2019 Yılında Tutulacak Ticari Defterler ve Tasdikleri

Numara: 2018 / 168
Tarih: 01 Aralık 2018

 Defter tutma ve tasdikleri konusunda Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ile Maliye Bakanlığınca 19/12/2012 Tarih ve 28502 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Ticari Defterlere İlişkin Tebliğe ve TTK da 6455 Sayılı Kanun ile yapılan değişlik ile Kapanış Onayı hakkındaki bilgiler aşağıda belirtilmiştir.

 

Mükellefiyete Göre Tasdik Ettirilecek Defterler

  

A.  Gelir Vergisi Mükellefleri İçin

 

1)-Bilanço Esasına Göre Tutulacak Defterler (Gerçek Kişiler);

 

a.        Yevmiye Defteri

b.        Defteri Kebir

c.         Envanter Defteri

 

2)-Kollektif ve Komandit Şirketler

 

a.        Yevmiye Defteri

b.        Defteri Kebir

c.         Envanter Defteri

d.        Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri (Ticari Defter Tebliği Madde -5/2)

 

3)-İşletme Esasına Göre Tutulacak Defter;

 

a.        İşletme Defteri

 

13.12.2017 Tarihli Resmi gazetede yayımlanan VUK 486 Seri numaralı Genel tebliğine göre; 01.01.2019 Tarihinden itibaren İşletme Defteri notere tasdik ettirilmeyecek, GİB Web sayfası üzerinden “Defter-Beyan” sisteminden elektronik ortamda tutulacaktır.

 

 

4)-Serbest Meslek Erbabının Tutacağı Defter;

 

a.        Serbest Meslek Kazanç Defteri

 

13.12.2017 Tarihli Resmi gazetede yayımlanan VUK 486 Seri numaralı Genel tebliğine göre; 01.01.2019 Tarihinden itibaren Serbest Meslek Kazanç Defteri notere tasdik ettirilmeyecek, GİB Web sayfası üzerinden “Defter-Beyan” sisteminden elektronik ortamda tutulacaktır.

 

 

Defter Beyan Sisteminde tutulan defterlerin açılış ve kapanış onayı:

 

a.        İlk defa veya yeniden işe başlama ile sınıf değiştirme hallerinde kullanmaya başlamadan önce,

 

b.        izleyen faaliyet dönemlerindeki açılış onayları ise defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk gününde

 

GİB tarafından elektronik olarak yapılır.

 

Açılış onayı Vergi Usul Kanun’da öngörülen tasdik hükmündedir.

 

Defterlere ait oldukları takvim yılının son ayıtakip eden dördüncü ayın sonuna kadar GİB tarafından elektronik ortamda kapanış onayı yapılır.

 

B.  Kurumlar Vergisi Mükellefleri İçin

 

1.  Anonim Şirketler

 

  a.      Yevmiye Defteri

  b.      Defteri Kebir

   c.      Envanter Defteri

  d.      Damga Vergisi Defteri

   e.      Yönetim Kurulu Karar Defteri

   f.      Pay Defteri

  g.      Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri

 

Mevcut durumda kullanılmakta olan, pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla ve bu Tebliğde belirtilen bilgilerden eksik olanların yazılması suretiyle açılış onayı yapılmaksızın kullanılmaya devam edilebilir. (Ticari defter tebliği Geçici Madde -3/1)

  

 

2.  Limited Şirketler

 

a.        Yevmiye Defteri

b.        Defteri Kebir

c.         Envanter Defteri

d.        Pay Defteri

e.        Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri

 

Limited şirketlerde halen kullanılmakta olan ortaklar kurulu karar defterlerinde yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla, genel kurul toplantı ve müzakere defteri olarak kullanılmaya devam olunabilir. (Ticari Defter Tebliği Geçici Madde -3/2)

 

Mevcut durumda kullanılmakta olan, pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla ve bu Tebliğde belirtilen bilgilerden eksik olanların yazılması suretiyle açılış onayı yapılmaksızın kullanılmaya devam edilebilir. (Ticari defter tebliği Geçici Madde -3/1)

 

 

Limited Şirket Müdürler Kurulu Defteri Hakkında Açıklama

 

Bu defterin tutulması zorunlu değildir. Bu defteri tutmak istemeyenler; Limited şirkette aldıkları kararları genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydetmek zorundadırlar. Limited şirketlerde müdür veya müdürler kurulunun şirket yönetimi ile ilgili olarak aldığı kararlar genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilebileceği gibi ayrı bir müdürler kurulu karar defteri de tutulabilir.

 

Müdürler kurulu karar defterinin tutulması halinde açılış ve kapanış onayları dahil olmak üzere yönetim kurulu karar defterine ilişkin hükümler uygulanır. Kararların genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilmesi halinde Ticari Defterler Tebliğinin 10 uncu maddesinin ikinci fıkrasında belirtilen hususların yazılması zorunludur. Ayrı bir müdürler kurulu karar defteri 3 tutulması halinde müdür veya müdürler kurulu kararları genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilemez.

 

 

E-Deftere Tabi olanlar;

 

E- deftere tabi olan mükellefler; Yevmiye ve Defteri Kebir defterleri dışında, Tutmak zorunda oldukları diğer defterleri kağıt ortamında notere tasdik ettirmek ve tutmak zorundadırlar.

 

 

Dernek Ve Vakıfların İktisadi İşletmelerinin Tutacağı Defterler

(Ticari Defter Tebliği Md.5/4)

 

a.        Yevmiye Defteri

b.        Defteri Kebir

c.         Envanter Defteri

  

Kooperatiflerin Tutacağı Defterler

 

1163 sayılı Kooperatifler Kanunu`na göre kurulan kooperatifler ile bunların üst kuruluşları aşağıdaki defterleri tutacaktır.

 

a.        Yevmiye Defteri

b.        Defteri Kebir

c.         Envanter Defteri

d.        Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri

e.        Yönetim Kurulu Karar Defteri

f.         Pay Defteri

 

Yukarıda sayılanlar dışında ihtiyaç halinde tutulması gereken Diğer Defterler

 

İmalat defteri, Kombine imalatta imalat defteri, Bitim işleri defteri, Yabancı nakliyat kurumlarının hâsılat defteri, Ambar defteri ve Çiftçi İşletme defteri. Anonim şirketler ile Damga Vergisi Sürekli mükellefiyetti olanlar Damga Vergisi Defteri,

 

 

Defterlerin Tasdik Zamanı

 

Gerek VUK Md.221 gerekse TTK Md.64 hükümlerine göre:

 

1.        Öteden beri işe devam etmekte olanlar defterin kullanılacağı yıldan önce gelen son ayda (Normal hesap dönemleri için Aralık Ayı Sonuna Kadar );

 

2.        Hesap dönemleri Maliye Bakanlığı tarafından tespit edilenler, defterin kullanılacağı hesap döneminden önce gelen son ayda;

 

3.        Yeniden işe başlayanlar, sınıf değiştirenler ve yeni bir mükellefiyete girenler işe başlama, sınıf değiştirme ve yeni mükellefiyete girme tarihinden önce; vergi muafiyeti kalkanlar, muaflıktan çıkma tarihinden başlayarak on gün içinde;

 

4.        Tasdike tabi defterlerin dolması dolayısıyla veya sair sebeplerle yıl içinde yeni defter kullanmaya mecbur olanlar bunları kullanmaya başlamadan önce.

 

 

Tasdik Yenileme ( Ara Tasdik )

(Vuk Md. 222 Ve Ticari Defter Tebliği Madde 17-18)

 

Defterlerini ertesi yılda da kullanmak isteyenler Ocak ayı, hesap dönemleri Maliye Bakanlığınca tespit edilenler bu dönemin ilk ayı içinde tasdiki yeniletmeye mecburdurlar.

 

Tasdike tabi defterlerin, hesap dönemi bitmeden dolması ya da yıl içinde diğer bazı nedenlerle yeni defter kullanmaya zorunlu kalınması halinde, bu defterlerin kullanılmaya başlanılmadan önce tasdik ettirilmesi gerekmektedir. Diğer deyişle defterlerin dolması halinde, yeni defterlerin en geç on gün (10) içinde tasdik ettirilmesi gerekmektedir. Çünkü gerek VUK, gerekse TTK, kayıtların on günden fazla geciktirilmesini kabul etmemiştir.  

 

 

Ara Tasdik (Tasdik Yenileme) Yapılabilecek Defterler

 

1.     Yevmiye defteri, ( Ara tasdik yapılmasan önce, kapanış onayı yaptırılması gerekir.)

2.     Defteri kebir,

3.     Envanter defteri

4.     A.Ş Yönetim Kurulu Karar Defteri, ( Ara tasdik yapılmasan önce kapanış onayı yaptırılması gerekir.)

5.     Kullanılması halinde Damga Vergisi Defteri

 

 

Kapanış Onayı (Tasdiki ) Yapılacak Defterler

(TTK MD 64/ 3, 5 )

 

1.        Yevmiye Defteri, (İzleyen faaliyet döneminin altıncı ayının sonuna kadar normal hesap dönemleri için Haziran Ayı Sonu)

2.        Anonim Şirket Yönetim Kurulu Karar Defteri,

 

(İzleyen faaliyet döneminin birinci ayının sonuna kadar normal hesap dönemleri için Ocak Ayı Sonu) Yukarıdaki defterler dışındaki defterlerin Kapanış Tasdiki Yaptırılmaz.

 

 

Elektronik Defter ve Tasdiki

 

Elektronik ortamda defter tutulmasına olanak sağlayan 1 Sıra Nolu Elektronik Defter Genel Tebliği 13.12.2011 tarihli 28141 Sayılı Resmi Gazetede yayımlanmıştır. Bu Tebliğde, defterlerini elektronik ortamda oluşturmak, kaydetmek, muhafaza ve ibraz etmek isteyen gerçek ve tüzel kişilerin sağlaması gereken şartlar ve prosedürler belirlenmiştir. Şartları yerine getiren mükelleflerin, e-defter uygulamasından yararlanmaları ve yevmiye defteri ve defteri kebiri elektronik ortamda tutmaları mümkündür.

 

Elektronik defter tutanlar için hesap döneminin ilk ayının beratının alınması açılış onayı, son ayının beratının alınması ise kapanış onayı yerine geçmektedir.

 

Uygulamadan yararlananlar, aylık dönemler itibarıyla oluşturdukları elektronik defterler için, berat almak ve bunları istenildiğinde ibraz etmek üzere muhafaza etmek zorundadırlar.

 

Gerçek ve tüzel kişiler elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar (Hesap döneminin son ayına ait defterler kurumlar vergisi beyannamesinin verildiği ayın son gününe kadar) kendilerine ait güvenli elektronik imza veya mali mühür ile imzalar.

 

İmzalı veya mühürlü defterler için berat dosyaları oluşturulur ve bu dosyalar Elektronik Defter Uygulaması aracılığı ile Başkanlığın onayına sunulur.

 

Başkanlık mali mührünü de içeren beratlar elektronik defter tutanlar tarafından indirilerek istenildiğinde ibraz edilmek üzere ilgili olduğu elektronik defterler ile birlikte muhafaza edilir.

 

Aylık dönem, sadece onaya sunulan ayın defter kayıtlarını ifade etmekte olup, önceki aylara ait kayıtları içermez.

 

Hesap dönemi veya takvim yılı içerisinde de elektronik defter tutmaya başlanabilir. Ancak hesap dönemi veya takvim yılı içerisinde elektronik defter tutmaya başlayanlar, başladıkları tarihi izleyen bir aylık süre içerisinde eski defterlerine kapanış tasdiki yaptıracaklardır.

  

 

Ticaret Sicil Tasdiknamesi Alma Zorunluluğu

 

Ticaret siciline kayıtlı bulunanlar; Ticari defterlerinin noterlere tasdikleri sırasında, TTK. nun 64. maddesinde belirtilen ve Ticaret Sicili Yönetmeliğinin 16’ncı maddesi uyarınca Ticaret sicil müdürlüklerinden alacakları “Ticaret Sicili Tasdiknamesi” noterlere ibraz edilecektir.

 

Ancak; 27/01/2013 Tarihli Resmi Gazetede yayımlanan Ticaret Sicili Yönetmeliğinin 16/6. maddesine göre “Sicil tasdiknamesi; Tasdiknamede yer alan bilgilerde bir değişiklik olmadığı veya yenisi düzenlenmediği sürece geçerlidir.” Buna göre önceki yıl veya yıllarda alınmış belgeler yukarıdaki koşulları taşıması halinde yeniden alınmasına gerek yoktur. Eski tarihli belge notere ibrazı yeterlidir.

 

Yukarıda yapılan açıklamalar doğrultusunda, Ticaret Sicili Tasdiknamesi bulunmayan firmaların, ticaret sicil müdürlüklerinde oluşabilecek yoğunluğu da dikkate alarak bu belgeyi geç kalmadan almaları ve 2017 yılında kullandıkları defterlerin sayfalarını muhasebe programlarından kontrol edilerek yeterli olup olmadığının yıl içerisinde kontrol edilmesinde fayda bulunmaktadır.

 

 

Defterlerin Tasdik Ettirilmemesinin Sonuçları

 

Tasdik zorunluluğu olan yasal defterlerden herhangi birisinin;

 

- Tasdik işleminin, süresinin sonundan başlayarak bir ay içinde yaptırılmamış olması Vergi Usul Kanunu’nun 352/II-6. maddesi çerçevesinde ikinci derece usulsüzlük cezasını,

 

- Tasdik işleminin yaptırılmamış olması (yasal sürenin sonundan başlayarak bir ay geçtikten sonra tasdik ettirilen defterler de tasdik ettirilmemiş sayılmaktadır) Vergi Usul Kanunu’nun 352/I-8. maddesi çerçevesinde birinci derece usulsüzlük cezasını, bu fiil aynı zamanda re’sen takdir nedeni de sayıldığından cezanın iki kat kesilmesini,

 

gerektirmektedir.

 

Öte yandan, Katma Değer Vergisi Kanunu’nun 34. maddesi hükmü, yüklenilen katma değer vergisinin indirimini, belgelerin yasal defterlere kaydedilmesi koşuluna bağlamıştır.

 

Bu açık düzenleme nedeniyle, yüklenilen katma değer vergisinin indirimi ancak mal ve hizmet alım belgelerinin yasal defterlere kaydedilmesi halinde mümkün bulunmakta, yasal defterlere kaydedilmeyen belgelerde yer alan katma değer vergisi ise indirim konusu yapılamamaktadır.

 

Tasdik ettirilmemiş defterlere kaydedilen faturalarda yer alan katma değer vergisinin, hesaplanan katma değer vergisinden indirilip indirilemeyeceğine ilişkin olumlu ve olumsuz özelge ve yargı kararları bulunmaktadır.

 

Bazı özelge ve yargı kararlarında, defterlerin tasdik ettirilmemesinin tek başına katma değer vergisi indirimini engellemeyeceği belirtilmekle birlikte, bazı Danıştay kararlarında;

 

- Tasdik ettirilmemiş defterlere yapılan kayıtların hiç yapılmamış sayılacağı,

 

- Bu defterlere kaydedilen faturalarda yer alan katma değer vergilerinin de indirim konusu yapılamayacağı,

 

sonucuna ulaşılmıştır.

 

Bu çerçevede telafi edilemez vergisel sonuçlarla karşılaşmamak için, yasal defterlerin süresinde tasdik işleminin yaptırılmasına dikkat edilmelidir.

 

Türk Ticaret Kanunu kapsamında tasdike tabi defterlerin tasdik işlemlerinin yaptırılmaması halinde, 2017 yılı için 5.209-TL idari para cezası uygulanacaktır.

 

Defter Tasdikinin Yaptırılmamasının Sonuçları

 

Önceki bölümlerde açıklandığı üzere, yasal defterlerin tasdik işleminin zamanında yaptırılmaması, özel usulsüzlük cezası yanında yüklenilen katma değer vergisinin indiriminin yapılamaması ile sonuçlanabilmektedir.

 

Tersi özelge ve yargı kararları olmakla birlikte, yasal defterlerin tasdik işleminin zamanında yaptırılmamasını tespit eden vergi inceleme elemanlarının, usulsüzlük cezası yanında, vergi indirimini reddedip cezalı katma değer vergisi tarhiyatı istemeleri olasıdır.

 

Bu çerçevede yapılacak tarhiyata karşı açılacak davanın ne şekilde sonuçlanacağı kesin olmayıp, kaybedilmesi riski ise alınabilecek bir risk değildir. Kaldı ki dava kazanılsa dahi, dava süreci ve maliyeti, yasal yükümlülüğün yerine getirilmesinin maliyeti ile karşılaştırılabilir değildir.

 

Sonuç olarak, katlanılamayacak maliyetlerle karşılaşmamak için, yasal defterlerin zamanında tasdik ettirilmesi konusunda dikkatli olunmasında yarar bulunmaktadır.

 

Saygılarımızla.

 

Esas Bağımsız Denetim S. M. Mali Müşavirlik A. Ş.

Sayfayı Yazdır